菌毒种综合信息化管理系统的建立与应用(2)
3.3.4 账目管理功能的设计 对于库房管理人员,库房账目是了解产品情况的重要工具。过去CVCC采取的是手工记账的方式,既影响效率又不方便查找。因此设计了“库存总台账”和“库存流水账”两个模块,分别对产品的分类总账和出入库明细进行自动化管理。
3.3.5 预警功能的设计 在日常工作中,库房管理人员需要实时了解库存资源的状态,在库存管理模块中开发了“库存缺货预警”和“冻干日期预警”功能。库存管理预警中采集工作人员在菌(毒)种数据库中设置的库存预警数量为基础信息,到达该数量则在登陆系统时弹出报警信息。冻干日期预警采集入库产品的生产日期、有效期等为基础信息,到达效期节点时开始预警,同样是在登陆系统时出现弹窗报警信息[5]。
3.4 销售管理功能的设计 用在线订购的模式替代原始的传真订货模式,以此提高服务质量和共享效率。
3.4.1 客户添加功能的设计 根据微生物资源的性质分类,CVCC资源实现不同的共享模式:即菌(毒)种信息和非国家限制性菌(毒)种完全开放共享,生产检验用菌(毒)种及高致病性病原微生物菌(毒)种实行限制性共享,具有自主知识产权的菌(毒)种实行知识产权转让共享。由于这种特殊性,用户账号不能像普通网站一样做到开放注册,因此设计了客户添加功能,以此对用户进行账号分配和购买权限的认定,例如将具有生物制品批准文号的企业设定为高级用户,使其具有购买生产、检验用菌(毒)种的资质;科研院所、高等院校等作为普通用户,具有购买研究用菌(毒)种和诊断制品、细胞的资质。
3.4.2 订单管理功能的设计 既往的传真订购模式,用户下单后需要致电CVCC工作人员才能了解订单进度,既不方便用户查询,也将工作人员陷入不断解答重复性问题的被动局面。因此设计了订单的网上全流程流转功能[6](图1),使用户能够随时跟进订单进度和走向。
3.5 统计功能的设计 本次开发的信息化管理系统涉及进销存等综合业务,为统计分析奠定了数据基础。为了实现多样性的统计功能,对数据统计类型进行了总结、分析,针对统计标志差异性所引导的不同统计结果的分析,设计了科室创收统计、销售单品统计、购买产品统计、入库产品统计、报损报溢统计等不同类型的统计方式,以此避免数据大量统计的劳动力投入,提高数据统计的效率和准确性。
4 应用情况
CVCC菌(毒)种信息化管理系统的开发建设已经完成,信息化管理系统自2016年9月完成试运行,正式上线。该系统部署在服务器上,通过广域网运行。网站整体架构的优化大大提高了用户的体验度,使得网站点击率大大提高,2016年10月—2017年9月,网站浏览量达到47 656次,相较2015年10月—2016年9月的浏览量增长了44.1%。
菌(毒)种信息化管理系统的建立,使得在线订购模式替代了传真订货模式,规避了传真订货模式中传真往来和人工书写订单的迟滞性,为用户提供了更加便捷、快速的订购渠道。用户在网站进行下单后,平均在十分钟内即会得到工作人员的回应,如订购的是标准物质、诊断制品等一般产品,当天即可进入付款程序,如果订购的是菌(毒)种,可在收到用户介绍信的当天答复用户处理结果,这在传真订货时代是无法做到的。同时,网上全流程审核流转功能,不仅使得保藏中心主任能够随时对菌(毒)种订购单进行审核,压缩了审核时间,而且用户下单后可以实时查询订单进度,摆脱了过去只能通过电话了解订单进度的单一方式,大大提高了CVCC对外共享服务的效率。同时,系统将查询、销售、库存管理等功能纳入了一体化平台,规避了过去管理模式分散的弊端。在不同的管理模块之间建立了关联性,使得查询、订购、出入库统计之间能够互相提取数据,避免了重复性工作,提高了菌(毒)种保藏的整体管理水平。多种预警功能的应用使得工作人员能够及时发现保质期到期、数量不足等问题。统计分析功能的应用使得工作人员能够时刻从多种角度分析销售、库存等方面的具体情况。由此资源的库存管理摆脱了人工操作模式费时费力的困扰,逐步向自动化、智能化的管理模式迈进。截止2018年3月,共有656家单位进行了用户注册,完成订单2 300余笔。系统的建立得到了用户的普遍认可。
图1 订单的网上全流程流转示意图
[1] 康孟佼.我国兽药产品批准文号数据处理系统的建立及新型管理模式的研究[D].北京:中国农业大学,2012:39-40.
[2] 许三岗.疟原虫分子功能注释二级数据库的构建[D].北京:北京协和医学院,2013:25-29.
[3] 王婷婷.骨科内植物标本库信息系统的设计与实现[D].上海:上海交通大学,2012:42-44.
文章来源:《图书馆论坛》 网址: http://www.tsgltzz.cn/qikandaodu/2021/0509/1256.html